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Aircraft

Eventmanagement: Party im Club

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Aircraft
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Guten Tag.

Ein sehr guter Freund und ich unterhalten uns in letzter Zeit immer öfter darüber mal eventuell in einem Club ein Event zu organisieren.

Sprich: wir buchen den Club für einen Abend und sind für diesen Abend die verantwortliuchen Veranstalter. Bisher war das eher im Witz gedacht...aber so langsam aber sicher bekommt die Idee Hand und Fuß.

Blöd nur, dass weder er noch ich die geringsten Erfahrungen haben, was derartiges Eventmanagement(nennt man das in dem Bereich überhaupt so) haben. Wir hatten schon diverse Ideen, an wen wir uns wenden könnten, d.h. unter anderem an Clubbesitzer verschiedener Art oder direkt an eine Eventmanagment-Firma. Allerdings nicht um denen die umsetzung zu überlassen sondern damit wir ein wenig Erfahrungen sammeln können, vielleicht mal mit einem von denen ein bisschen unterhalten oder "Tipps" einholen etc.

Gibt es jemand hier, der in dem Bereich Erfahrungen gesammelt hat?

Antworten wie "lasst es lieber" oder "wenn ihr keine Erfahrung habt wird das eh nix" bitte ich nicht zu geben.

Im Moment ist es nur eine Idee - vermutlich wird es in der nächsten Zeit auch erstmal eine bleiben - aber dennoch interessiert es uns sehr, wie es hinter den Kulissen solcher Events/Parties abläuft. Vermutlich stellen wir uns das auch viel zu einfach vor - aber daher ja die Frage.

An wen würdet ihr euch wenden? Ich wäre auch bereit zunächst mal ein Praktikum oder soetwas zu machen. Hauptsache man bekommt mal einen Einblick in die ganze Sache. Geld verdienen ist übrigens dabei nicht unser Hauptziel, aber schön wäre es doch, wenn am Ende was übrig bleibt:-))!

Dankesehr!

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master_p
Geschrieben

Also einen Club mieten, das wird im Vorfeld einfach super teuer. Denn die guten Clubs haben das nicht nötig oder lassen sich eben dafür sehr gut "entschädigen". Ansonsten entweder den Clubbesitzer direkt anreden oder aber mit dem Eventmann des Hauses sprechern (für Hamburg könnte ich Dir da Tipps, Namen und Nummern geben - das hilft Dir wohl nur nicht viel).

Ansonsten werden die Clubleute Euch diverse Auflagen wie Mindestanzahl an Gästen, Mindestverzehr etc. erteilen, die ihr entweder einhalten oder abbezahlen dürft.

Die Idee ansich ist gut. Aber die Durchführung birgt halt ein großes Risiko (vor allem finanziell). Mit Sponsoren kann man sich da etwas abfedern, allerdings auch nur in Maßen und vor allem auch nur, wenn die Sponsoren davon etwas haben.

Eine Eventagentur könnte Euch das sicherlich planen, kein Thema. Aber dafür wollen die auch nochmal Geld sehen. Von daher kann man sowas auch alleine planen. Allerdings muss man dann Flyer drucken - außer ihr habt so viele Freunde, dass der Club voll wird. Zudem ist es immer ratsam bei solchen Events Promis einzuladen. An sowas kommen Eventagenturen allerdings auch schneller dran - und manche Promis wollen dafür auch nochmal Geld sehen, dass sie auftauchen.

Alles in allem viel Risiko, aber wenn der Laden brummt, auch viel viel Spaß. Sollte es so weit sein, dass lass mal von Dir hören und ich schaue mal ob ich nicht vorbeikommen kann ;)

PS: Wenn man die richtigen Carpassion-Leute einlädt und diese dann mit Carrera GT oder diversen Ms und AMGs vor der Tür parken, dann ist der Besitzer natürlich deutlich besser auf Dich zu sprechen für Folgeevents, als wenn Du den "Dorfpöbel" einlädst.

Aircraft
Geschrieben

Hallo und danke zunächst mal für die rasche Antwort.

Also wir haben uns in letzter Zeit eigentlich auf einen Club so ziemlich eingeschossen, in dem wir uns eigentlich als Stammgäste bezeichnen dürfen. Nur eben leider Stammgäste, die nicht jeden Abend in der Sitzecke sitzen und eine Flasche nach der anderen trinken sondern eher Stammgäste die oft gesehen werden, den umsatz allerdings alles andere als pusehn :wink:

Dieser besagt Club bietet meiner Schätzung nach ca. 300 Gästen Platz. Also eher ein kleiner, gemütlicher Club. Dies hat allerdings auch seine Vorteile: Mit einer gewissen Menge an zahlenden Stammgästen kann man definitiv rechnen. Der Club läuft wie von selbst und sogar an Donnerstagen ist er rappelvoll - wenn das Event stimmt und vor allem auch das DJ Lineup.

Flyer drucken sind wohl noch das kleinste Problem, da ist man denke ich mit knapp 200,- Euro dabei(alles Schätzwerte).

Promis sind IMO nicht unbedingt von Nöten, da der Club zur Zeit eben so gut wie von alleine läuft. Supersportwagen sehe ich praktisch regelmäßig auf dem Parkplatz vor dem Club - kann mir nur nicht vorstellen, dass die Carpassion Leute da unbedingt aufkreuzen O:-) O:-)

Außerdem dachte ich, dass die "Auflagen" im Pacht-/Mietpreis enthalten sind, aber solche Einzelheiten lassen sich dann im konkreten Gespräch mit dem Besitzer klären.

Und mit einem Eventmanager oder Clubbesitzer(unabhängig von dem Club, in den wir wollen) wollte ich im Vorfeld eigentlich eh noch sprechen, einfach mal "privat", dass er uns ein bisschen was davon erzählt, wie es "hinter den Kulissen" so abgeht, was zu beachten ist etc.

Naja, ich hoffe es folgen noch weitere Antworten.

Danke

Mercedisto
Geschrieben

Also ich kann nur von meiner ABI-Party berichten, aber das hilft dir vielleicht auch weiter. Mach erstmal eine Auflistung aller Kosten:

Miete für Lokalität

DJs

Service-Kräfte (Bardamen, Helfer für Auf- und Abbau etc.)

Flyer + evtl. Werbung in Zeitschriften oder Plakate

Sound-Anlage (falls nicht schon vorhanden)

Licht-Anlage (falls nicht schon vorhanden)

Getränke (auf Provision)

Deko

Special (Gogos, Stripperin, Promi, roter Teppich, Shuttle-Service oder oder oder)

Gema (schon GEZahlt :D )

Wie schon gesagt wurde, das finanzielle Risiko ist hoch, es kann gut oder schlecht ausgehen. Da ich gerade ein Stadtfest in Stuttgart organisiere weiß ich, dass man den Aufwand immer derbe unterschätzt. Es ist verdammt viel Arbeit, und wenn dann nicht einmal viel dabei rausspringt ist es natürlich doppelt ärgerlich!

Wenn du es wirklich durchziehen willst, dann plane alles im Vorfeld bis ins Detail, organisier dir Kontakte, spiele alle Eventualitäten durch!

Man kann mit sowas gut Geld verdienen wenn man es richtig macht!

Viel Glück und Gruß,

Oliver

laverda1000
Geschrieben

Hallo,

schwierige Sache - die wichtigsten Hürden sind ja schon genannt worden.

Erst einmal:

Club buchen - entweder am WE (da wird der Einnahmeausfall, der ihr an den Club zu zahlen habt, nicht gerade gering sein) oder in der Woche (oft die einzige Möglichkeit). Die Kosten dafür würde ich bei einem regulär gut besuchten Laden nicht unterschätzen! Und ein "guter" Club wird auf Grund seines Renomées auch nicht das Risiko eingehen, dass die ganze Veranstaltung floppt.

Dann die Frage nach der Einnahmen-Verteilung: für Euch die Tür, für den Club die Bar? Mal durchrechnen, wieviel der Eintritt kosten müsste, damit ihr +/- 0 da raus kommt.

Werbung-PR: Flyer sind die eine Sache - die andere, ob der Club mit seinen Kontakten zur Presse selbst auch noch Werbung macht. Ihr müsst dafür sorgen, dass der Laden voll wird, sonst droht nicht unerheblicher Verlust. Je nachdem, in welcher Stadt das Ganze stattfinden soll, haben die Clubs selbst manchmal Auslastungsschwierigkeiten (und die leben i.d.R. vom Umsatz an der Bar --> s.o.).

Rechtliche Geschichten: GEMA, Veranstaltungshaftplicht, Sicherheit/Einlass-Kontrolle - wenn ihr nur die Location mietet, seid ihr selbst für alles verantwortlich (wenn jemand vom Stuhl fällt, Minderjährige harten Alkohol konsumieren etc.) - das kann im Zweifel ins Auge gehen.

Sponsoren: gute Idee, aber dafür müsst ihr schon ein excellentes Programm/Line-Up haben, viele Leute erreichen, Presse begeistern o.ä. Sonst bleibt das Sponsoring bei einem Zuschuss für die Flyer-Druckkosten stehen (und das hilft euch nur wenig).

Eventagentur: vergesst es! Für eine solche Sache wird jede seriöse Agentur nur auf Angebots-Grundlage arbeiten. Die nehmen euch das finanzielle Risiko nicht ab. Und die Preise für jemanden, der sich damit auskennt, sind happig (wenn auch i.d.R. gerechtfertigt).

Personal: entweder vom Club (erhöht den "Pachtpreis") oder selbst organisieren (das wird ein Club, wie du ihn beschreibst, aber kaum zulassen).

Ich würde an eurer Stelle erst einmal üben (nicht böse gemeint!). Sucht euch eine kleinere Location (Kulturzentrum, städtische Hallen/Räume o.ä.), die dafür geeignet sind und zieht das Ganze am Anfang klein und vor allen Dingen finanziell überschaubar auf. Viele Sachen bleiben dann zwar (Rechtliches, Personal etc.), aber wenn es läuft, dann könnt ihr ja größer werden und habt auch ein schlagendes Argument, bessere und partnerschaftlichere Konditionen mit den guten Clubs auszuhandeln.

Nicht einfach, das Ganze...

Frank

master_p
Geschrieben

Hmm das klingt eher so, als ob ihr mal einen Abend den Laden mieten wollt, um dann "einen auf dicke Hose" machen zu können. Sorry, wenn das etwas hart klingt.

Aber wenn ihr kein besonderes Event in Planung habt und dazu noch der Club häufig ausverkauft ist, warum sollte Euch der Betreiber den Club vermieten? Er hat dann doch geregelte und relativ feste Einnahmen. Mieten des Clubs geht sowieso meist nicht (und ich auch meist für "kleine Fische" kaum ratsam). Vielmehr einen Event IN dem Club veranstalten, das geht schon eher.

Bei uns (z.B. in der China Lounge) kann man einige Bereiche des Clubs mieten (z.B. Wintergarten, VIP-Lounge etc.), wo dann nur Leute reinkommen, die eingeladen sind.

PS: Wintergarten mieten am Wochenende in der China Lounge (Platz für ca. 80-100 Personen) nicht unter hohen 4-stelligen Beträgen

Aircraft
Geschrieben
Hmm das klingt eher so, als ob ihr mal einen Abend den Laden mieten wollt, um dann "einen auf dicke Hose" machen zu können. Sorry, wenn das etwas hart klingt.

Schade, dass es so rüber kommt und schade, dass du es so sagst.

Vielmehr einen Event IN dem Club veranstalten, das geht schon eher.

Das meine ich ja auch ungefähr.

Der angesprochene Club bietet auf der öffentlichen Homepage an, die Location für ein eigenes Event zu mieten/buchen. Deswegen glaube ich kaum, dass es da Probleme gibt.

Danke für alle bisherigen Antworten und alle noch folgenden:-))!

master_p
Geschrieben
...Der angesprochene Club bietet auf der öffentlichen Homepage an, die Location für ein eigenes Event zu mieten/buchen. ...

Wenn das so ist, dann lass Dir doch einfach mal ein Angebot machen. Dann weißt Du auch, wieviel Du abdrücken musst. Wenn die's schon auf der Homepage haben, dann ist es doch am einfachsten, wenn man einfach mal nachfragt. Zudem kannst Du dann schon eher planen, was da auf Dich zukommt.

Darf man erfahren, um welchen Club es geht (vielleicht auch den Link zur Homepage)?

Aircraft
Geschrieben
Darf man erfahren, um welchen Club es geht (vielleicht auch den Link zur Homepage)?

Wenn es soweit ist - sehr gerne!

Solange das aber noch ein Gedanke ist, lieber erstmal nicht:-))!

alpinab846
Geschrieben

Club buchen ist die eine Sache, Club vollkriegen die andere...Ist wie mit unserem Trackday. Nur, daß ihr mehr Clubs zur Auswahl habt.

1.) macht ne vernünftige Kostenaufstellung (Miete, Anlage, DJ, Personal etc vs. Eintrittspreis, erwarteter Getränkeverkauf etc)

2.) Was macht Euren Clubabend besonders/grenzt Euch gegen die anderen Events ab?

3.) Woher rekrutiert Ihr Eure Gäste? (persönlich bekannt, Schule/Arbeitsplatz, Werbung)

4.) verteilt die Aufgaben im Sinne einer Projektplanung; nichts wäre peinlicher, als am Abend vor den Leuten zu stehen und beide Veranstalter denken, der andere hätte Getränke besorgen wollen.

5.) Für einmal lohnt sich der Aufwand nicht-da man immer Lehrgeld bezahlt und was vergißt.

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